Esimerkki pitopalvelun esivalmisteluajasta on hyödyllinen vain, jos siinä huomioidaan työt, jotka tosiasiassa hidastavat keittiön toimintaa: peseminen, kuoriminen, leikkaaminen, annostelu, säilytys, siivous ja aikataulusta myöhästyvän tehtävän aiheuttamasta viiveestä palautuminen. Sadalle vieraalle järjestettävässä buffetissa realistisen ja liian optimistisen valmistelusuunnitelman ero voi ratkaista, alkaako tarjoilu rauhallisesti ja järjestelmällisesti vai leikkaavatko kokit vielä kasviksia tarjoilulinjan takana.
Tavoitteena ei ole nopeuttaa jokaista tehtävää hinnalla millä hyvänsä. Tarkoitus on luoda toistettava toimintamalli, joka turvaa ruoan laadun, pitää tiimin turvassa ja tuottaa tasakokoisia annoksia, jotka kypsyvät ja voidaan annostella ennakoitavasti.
Esimerkki sadan vieraan pitopalvelutarjoilun esivalmisteluajasta
Ajatellaan rentoa lounasbuffettia sadalle vieraalle. Tarjolla on paahdettua kanaa, yrttiriisiä, paahdettuja kauden kasviksia, pilkottua salaattia, sämpylöitä ja jälkiruokaa. Ruokalista on hallittavissa, mutta kasvisten käsittelyyn kuluu paljon aikaa: riisiin tarvitaan sipuleita, paahtamiseen paprikaa ja kesäkurpitsaa, salaattiin kurkkua ja tomaatteja sekä lisäksi koristeita ja varalla olevia aineksia.
Oletetaan, että kaksi esivalmistelijaa työskentelee tarjoilua edeltävänä päivänä ja yksi keittiömestari viimeistelee lämpimät ruoat paikan päällä. Tässä esimerkissä keskitytään kasvisten käsittelyyn ja kylmävalmisteluun, joissa veitsityöhön kuluu usein eniten vaihteleva määrä aikaa.
Käytännöllinen tuotantoaikataulu voisi näyttää tältä:
| Tehtävä | Tuotteen määrä | Perinteisen käsin tehdyn esivalmistelun arvio | Järjestelmällisen esivalmistelun arvio |
| --- | ---: | ---: | ---: |
| Pese, lajittele ja asettele kasvikset valmiiksi | 90 paunaa | 45 minuuttia | 45 minutes |
| Kuutioi sipulit riisiä ja kastiketta varten | 18 paunaa | 70 minuuttia | 20 minuuttia |
| Leikkaa kesäkurpitsat ja paprikat paahtamista varten | 35 paunaa | 120 minuuttia | 40 minuuttia |
| Pilko kurkku ja tomaatit salaattia varten | 25 paunaa | 85 minuuttia | 30 minuuttia |
| Annostele yrtit, koristeet ja varalle tulevat kasvikset | 12 paunaa | 35 minuuttia | 25 minuuttia |
| Desinfioi, puhdista ja järjestä työpisteet uudelleen | - | 30 minuuttia | 25 minuuttia |
Käsin tehdyn esivalmistelun sarakkeessa on yhteensä 385 minuuttia eli yli kuusi tuntia työtä, kun keskeytyksiä ei vielä huomioida. Järjestelmällisesti toteutettuna aikaa kuluu yhteensä 185 minuuttia eli hieman yli kolme tuntia. Luvut eivät lupaa, että jokaisen ruokalistan valmisteluun kuluu puolet vähemmän aikaa. Ne osoittavat, miten toistuvia liikkeitä voidaan vähentää vakioimalla leikkaustapa, työväline ja työnkulku.
Kahden kokeneen esivalmistelijan kolmen tunnin vihannestyövaihe on realistinen, kun raaka-aineet on laitettu valmiiksi, leikkuuvälineet ovat teräviä ja jokainen tietää vaaditun palakoon. Jos kokki työskentelee yksin, älä vain puolita työlistaa ja odota samaa tulosta. Yksin työskennellessä työpiste vaihtuu useammin, astioita käsitellään enemmän ja työpiste siivotaan useammin raaka-aineiden välillä.
Aloita saannosta, älä kellosta
Pitopalvelun aikataulut pettävät usein jo ennen esivalmistelujen alkua, koska määrät arvioidaan arvaten raaka-aineiden ostomääristä. Kymmenen paunan sipulilaatikosta ei saa kymmentä paunaa käyttökelpoista kuutioitua sipulia. Kuoret, juuripäät, vaurioituneet palat ja tuotteen koon vaihtelu vaikuttavat kaikki käyttösaantoon.
Tätä ruokalistaa varten keittiö saattaa tarvita 15 paunaa valmiiksi kuutioitua sipulia riisiin, kastikkeeseen ja pieneen varierään. Kun käyttösaanto on 85 prosenttia, osta noin 18 paunaa. Sisällytä tämä laskelma esivalmistelulomakkeeseen ennen työtehtävien jakamista. Muuten kokki voi saada kirjallisen työlistan valmiiksi ja silti huomata keskeisen raaka-aineen loppuneen.
Sama periaate koskee paahdettuja vihanneksia. Jos buffetissa on tarjottava jokaiselle vieraalle kahdeksan unssia kypsennettyjä vihanneksia, keittiön on huomioitava trimmaushävikki ja paahtamisen aikana haihtuva neste. Suuremmassa tapahtumassa pienet poikkeamat eivät välttämättä haittaa. Sadalle hengelle järjestettävässä tapahtumassa, jossa annoskoot on mitoitettu tarkasti, ne eivät käy.
Valitse palakoko ruoan, älä pelkän ulkonäön perusteella
Tasainen paloittelu ei ole vain ulkonäköseikka. Se ratkaisee, kuinka nopeasti ainekset kypsyvät, kuinka hyvin ne säilyttävät rakenteensa ja saako jokainen vieras suunnitellun annoksen yhtä tasalaatuisena.
Jos sipulin on tarkoitus pehmetä riisin tai kastikkeen joukkoon, 6 x 6 mm:n kuutiointi tuottaa siistin ja tasaisen tuloksen häivyttämättä raaka-ainetta kokonaan. 12 x 12 mm:n kuutiointi sopii paremmin ruokaisaan salaattiin tai rouheaan kasviskeittoon, jossa rakenteen on tarkoitus erottua. Koristeisiin ja hienoon aromiaineiden käsittelyyn 3 x 3 mm:n kuutiointi antaa pienemmän ja tarkemmin hallittavan lopputuloksen.
Paahdetut vihannekset vaativat erilaisen harkinnan. Pienet palat kypsyvät nopeasti, mutta voivat pehmetä liikaa lämpöhauteessa. Suuremmat ja tasakokoiset palat säilyttävät muotonsa paremmin eivätkä kuivu yhtä helposti pitkän tarjoiluajan aikana. Sopiva palakoko riippuu uunin kuormasta, lämpösäilytyslaitteista ja siitä, täydennetäänkö ruokia erissä.
Tässä kiinteä pilkkomisjärjestelmä osoittaa hyötynsä catering-keittiössä. Alligator-silppuri, jossa on vaihdettavat teräverkot, auttaa kokkeja leikkaamaan tasakokoisia kuutioita yhdellä painalluksella sen sijaan, että jokaisen työntekijän pitäisi leikata veitsellä satoja annoksia samalla tavalla. Tasakokoisuus vähentää tarvetta tarkistaa myöhemmin vuoista liian suuria paloja, alikypsiä kappaleita tai epätasaisia salaattiannoksia.
Suunnittele esivalmisteluaika työpisteiden ja työvaiheiden luovutusten mukaan
Esivalmistelulistassa tulee kertoa ainesosan ja määrän lisäksi, kuka vastaa tehtävästä, mihin astiaan valmis tuote laitetaan, milloin sitä tarvitaan ja missä sitä säilytetään. Näin vältetään catering-alalla yleinen ongelma: valmis ruoka, jossa ei ole merkintää eikä määränpäätä ja jolle ei ole nimetty vastuuhenkilöä.
Sadalle vieraalle suunnatussa esimerkissä kokki yksi voi pestä ja järjestellä kaikki kasvikset, kun kokki kaksi valmistelee merkityt GN-vuoat, elintarviketurvalliset astiat ja leikkuualueen. Kun ensimmäiset kasvikset ovat kuivia ja lajiteltuja, kokki yksi käsittelee sipulit ja yrtit, kun taas kokki kaksi pilkkoo paprikat, kesäkurpitsat, kurkut ja tomaatit. Kummankin kokin tulee pitää raakojen ja sellaisenaan syötävien ainesten käsittely selkeästi erillään.
Työ sujuu nopeammin, kun työvaiheiden luovutukset on suunniteltu. Se on turvallisempaa, kun kukaan ei kiirehdi raivaamaan leikkuulautaa toisen kurottautuessa veistä kohti. Myös leikkuualueen alle asetetulla keräysastialla on suurempi merkitys kuin voisi luulla. Se kerää valmiiksi leikatut ainekset heti, pitää irtonaisen ruoan pois työpisteeltä ja helpottaa mitattujen erien siirtämistä merkittyihin astioihin.
Varaa aikaa töille, joita ei huomioida ensimmäisessä luonnoksessa
Tarkimmassakin catering-esivalmistelusuunnitelmassa on aikapuskuri, mutta se ei ole syy käyttää epämääräisiä arvioita. Laske ensin varsinaiseen työhön kuluva aika. Lisää sitten realistinen aika tuotteiden vastaanottamiseen, laadun tarkistamiseen, käsineiden vaihtamiseen, pintojen desinfiointiin, astioiden merkitsemiseen, kylmätilaan kävelemiseen ja välineiden puhdistamiseen.
Hyvin järjestetyn tapahtuman kohdalla lisää suoraan arvioituun esivalmisteluaikaan 15–20 prosenttia. Uuden ruokalistan, uuden tiimin, poikkeuksellisen vaihtelevien raaka-aineiden tai muualla kuin omassa keittiössä työskentelyn kohdalla lisää 25–30 prosenttia. Lisäajasta on erityisesti hyötyä, kun käsitellään tomaatteja, avokadoja, tuoreita yrttejä tai muita herkkiä raaka-aineita. Osa ruoista kannattaa leikata lähempänä tarjoiluhetkeä, vaikka muu ruokalista valmisteltaisiin päivää aiemmin.
Kun suunniteltuun 185 minuutin kasvisvalmistelujaksoon lisätään 20 prosentin pelivara, ajaksi tulee 222 minuuttia. Varaa siihen kahdelta kokilta neljä tuntia. Ei siksi, että tiimin pitäisi työskennellä hitaasti, vaan koska aikataulu, jossa ei ole palautumisvaraa, ei ole aikataulu. Se on uhkapeliä.
Mikä vaikuttaa lukuihin
Tämä esimerkki catering-valmisteluajasta olettaa, että kyseessä on yksinkertainen buffet, luotettava kylmäsäilytys ja keittiö, jossa on tarpeeksi työtilaa raaka-aineiden valmistelua varten. Jos jokin näistä tekijöistä muuttuu, myös työvoiman tarve muuttuu.
Annoslautasille tarjottavassa illallisessa annoskokojen hallinta ja loppukokoaminen ovat tärkeämpiä kuin buffetissa. Useita ruokavaliovaihtoehtoja sisältävä ruokalista edellyttää erillisiä astioita, merkintöjä ja käsittelyvaiheita. Jos tapahtumapaikalla ei ole kunnon valmistelualtaita, kasvikset on ehkä pestävä ja pakattava muualla. Kuumalla säällä ulkona järjestettävässä tapahtumassa kylmäsäilytys ja erien täydennys asettavat enemmän vaatimuksia kuin itse pilkkominen.
Myös tiimin taidoilla on merkitystä. Nopea veitsenkäyttäjä voi suoriutua kokemattomasta työntekijästä paremmin pienessä erässä. Catering-määrissä tavoitteena ei kuitenkaan ole löytää nopeinta yksittäistä työntekijää, vaan luoda toimintatapa, jota useampi henkilö voi noudattaa tasalaatuisesti, loukkaantumisia ja vuokien välistä vaihtelua vähentäen.
Muuta esimerkki käyttökelpoiseksi valmistelulomakkeeksi
Kirjaa jokaisen ruokalajin kohdalle ensin lopullinen määrä, sitten ostettava määrä, tarvittava leikkaustapa, työkalu, astia, säilytyslämpötila ja määräaika. Käytä käytännönläheisiä ohjeita: ”Kuutioi 18 paunaa sipulia 6 x 6 mm:n kuutioiksi ja laita kahteen merkittyyn astiaan riisipohjaa varten. Valmis klo 10.30.” Tämä on selkeämpi kuin ”valmistele sipulit”.
Tapahtuman jälkeen vertaa suunniteltua aikaa toteutuneeseen. Jos kesäkurpitsaan kului kaksi kertaa odotettua kauemmin, selvitä syy. Oliko raaka-aine liian suurikokoinen? Oliko leikkuri valmiiksi sijoittamatta? Pakottiko uuniaikataulu tiimin annostelemaan samaan aikaan kun se pilkkoi? Hyvä valmistelujärjestelmä kehittyy näiden muutosten myötä tapahtuma tapahtumalta.
Parhaassa catering-valmisteluaikataulussa on riittävästi rakennetta, jotta kokit voivat työskennellä nopeasti, ja riittävästi pelivaraa, jotta ruoka pysyy kunnossa. Kun jokainen kasvis on leikattu oikeaan kokoon ja jokaisella vuoalla on oma käyttötarkoituksensa, tarjoilu tuntuu vähemmän kilpajuoksulta ja enemmän hallitulta tuotannolta.